證據(jù)的重要性似乎已經(jīng)顯而易見了，但往往是當人們認識到某個證據(jù)的重要性時，它卻已經(jīng)無法取得或不復(fù)存在了。這就要求我們不僅在日常的工作中要有鮮明的證據(jù)意識，注意隨時收集整理相關(guān)的資料，而且需要了解一定的證據(jù)保全的知識與技巧。
證據(jù)保全是對證據(jù)加以固定和保護的制度。是指當事人為使證據(jù)保持其固有的客觀性和真實性，防止因種種原因使固有的證據(jù)滅失、損壞或以后難以取得而申請實施的保全。提出保全申請的證據(jù)，必須是對案情有較重要的證明作用的，保全的證據(jù)如果滅失或者以后難以取得的情況，會使案情無法得到證實，從而使當事人的主張不能得以實現(xiàn)。
證據(jù)保全一般可以分為訴訟前的證據(jù)保全和訴訟中的證據(jù)保全。訴訟前的證據(jù)保全，根據(jù)《公證暫行條例》的規(guī)定一般由公證機關(guān)進行，所以通常稱之為證據(jù)保全公證。訴訟中的證據(jù)保全，根據(jù)《民事訴訟法》第七十四條的規(guī)定，由人民法院進行。
由公證機關(guān)出具的證據(jù)保全公證書的證據(jù)力一般優(yōu)于其他一切證據(jù)，在訴訟活動中，被法院的采信率極高，是一種十分穩(wěn)妥可靠的證據(jù)保全手段。但由于其程序嚴格、手續(xù)繁雜且需承擔一定的費用，因此，除非確實必要一般不會被用人單位在勞動關(guān)系的日常管理工作中所采用。
證據(jù)的固化
那么，還有沒有既能防范勞動爭議、規(guī)避訴訟的舉證風險，又能夠貫穿于用人單位勞動關(guān)系的日常管理工作中簡便易行的方法呢?
上面已經(jīng)提到，通常意義上的證據(jù)保全是指人民法院或公證機關(guān)保全證據(jù)的活動。但我們認為，廣義的證據(jù)保全應(yīng)該也包括當事人自己采取一定的措施對可能滅失或者以后難以取得的證據(jù)加以保全的活動。為了有所區(qū)別，我們在這里將這樣的活動姑且稱之為“證據(jù)的固化”。
其實，用人單位完全可以通過規(guī)范日常管理、完善相關(guān)制度等措施，對可能產(chǎn)生勞動爭議的有關(guān)證據(jù)予以提前固化。
那么，實踐中我們都應(yīng)該對那些有可能產(chǎn)生勞動爭議的證據(jù)提前進行固化，以備不時之需呢?
例如根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，用人單位所制定的規(guī)章制度在合法的前提下，還必須經(jīng)過民主程序和公示程序方才有效。盡管大多數(shù)用人單位客觀上都這樣做了，但事過境遷，用人單位一般已無法對此予以證明。一旦遇到涉及內(nèi)部規(guī)章制度的勞動爭議，多半會因無法證明規(guī)章制度曾經(jīng)經(jīng)過民主程序和公示程序而被判無效。如果用人單位在民主程序和公示程序中，留存了員工返回的對于規(guī)章制度的“征求意見表”或工會蓋章返回的意見回執(zhí)，那結(jié)果恐怕就要大相徑庭了。
再如在開頭的第一個案例中，如果企業(yè)在突法與沖突事件之時及時報警，通過警方的介入與調(diào)查，適時固化第三方對于相關(guān)事實的證據(jù)，無疑也會在之后的訴訟中獲得極為有利的局面。
凡此種種，俯拾皆是，不勝枚舉。需要用人單位在勞動關(guān)系管理工作中，結(jié)合本單位的實際情況與特點，在充分認識訴訟證據(jù)保全與固化之重要性的基礎(chǔ)上，不斷摸索、總結(jié)與改進。在這中間，適當借助“外腦”，加強對專業(yè)勞動法研究機構(gòu)的咨詢工作，不能不說是一種立竿見影、事半功倍的可取捷徑。
其實，證據(jù)又何嘗僅僅是勞動爭議案件中的致勝關(guān)鍵呢!
