一、會議的準備
.接到有關會議通知后，學校辦公室負責人應以書面形式明確會議時間、地點、內(nèi)容、參加人員范圍以及要求等，通知辦公室秘書。
.承辦秘書應及時做好各項準備工作，包括按照會議性質(zhì)和要求準備材料，確定并落實會議時間、地點、用車、會場布置等，并將準備情況向?qū)W校辦公室負責人匯報。
.按照會議的要求（如錄音、錄像、投影、照相等），要事先通知有關單位（部門）準備。
二、會議的通知
.承辦秘書按照會議的性質(zhì)、形式、內(nèi)容和規(guī)模擬定會議通知，經(jīng)學校辦公室主任核準后，通過辦公網(wǎng)發(fā)布。通知應包括會議名稱、會議時間、地點、主持人、參會人員等有關事項；下周會議通知一般應于上周五下午點前發(fā)出。
.臨時召開會議，可采用電話通知。如無法通知到當事人，需請其他人轉(zhuǎn)告時，承辦秘書應記錄受話人的姓名和接聽時間，以備查考。
.承辦秘書應及時將會議通知和反饋情況向辦公室負責人匯報。
三、會議的服務
.由學校辦公市擔會務工作的會議，一般情況下，學校辦公室相關工作人員應提前準備好會議需用的座簽、音響、茶水等，并在會議開始前—分鐘進場，檢查會場情況。
.設置會議簽到處，會議開始前向大會主持人報告會議到會情況。對缺席人員要及時反饋到相關單位，要求告知缺席原因。
.承辦秘書準備好專用的記錄本以及符合存檔規(guī)定的書寫工具，做好會議記錄。如需特殊記錄工具，則應在會議開始前分鐘調(diào)試完畢。
.會議記錄應包括會議時間、地點、主要內(nèi)容、與會人員情況、會議進行情況、與會人員發(fā)言摘要以及會議結論等內(nèi)容；負責會議記錄的秘書應保持會議記錄工作的連貫性和準確性。
.會議結束后，負責記錄工作的秘書應根據(jù)會議性質(zhì)和要求，在個工作日內(nèi)草擬會議紀要或情況通報，經(jīng)學校辦公室負責人核準后，報請會議主持人簽發(fā)。
四、會議決議執(zhí)行通知單的下發(fā)、督辦及反饋
.如會議有關決議需要抄送有關單位、部門執(zhí)行，承辦秘書應在個工作日內(nèi)起草會議決議執(zhí)行通知單，經(jīng)學校辦公室負責人核稿，交會議主持人簽發(fā)后，發(fā)送有關單位、部門。對會議確定的一些急辦事項，應及時通知有關單位、部門抓緊辦理。
.承辦秘書應及時了解會議決議執(zhí)行通知單的落實情況，做好督辦工作，辦理情況要及時掌握，并向?qū)W校辦公室負責人匯報。
五、會議有關材料的存檔
.涉及保密內(nèi)容的會議材料應統(tǒng)一回收，視不同性質(zhì)分別存檔或銷毀。
.會議記錄本、會議決議執(zhí)行通知單（存根聯(lián)）、會議紀要、情況通報、會議發(fā)言稿以及與會議有關的準備材料等應按學校有關規(guī)定存檔。
