公文寫(xiě)作較之于一般文章的寫(xiě)作，從選材立意、結(jié)構(gòu)安排、語(yǔ)言表述到寫(xiě)作文風(fēng)、行文格式以及時(shí)間和數(shù)字用法等都有其特殊要求，應(yīng)遵循特定的規(guī)范。寫(xiě)作者應(yīng)了解公文寫(xiě)作的一般知識(shí)，熟悉其行文格式，把握寫(xiě)作要領(lǐng)及規(guī)律，練好基本功。重點(diǎn)應(yīng)把握如下六個(gè)方面：
一、領(lǐng)會(huì)意圖
公文寫(xiě)作是遵“令”而作，也就是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的意圖行文。因而，寫(xiě)作公文首要的是要準(zhǔn)確了解、把握領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內(nèi)容以及發(fā)送和閱讀對(duì)象等，即明了為什么寫(xiě)、寫(xiě)給誰(shuí)、寫(xiě)什么、使用什么文種等。只有意圖明確，才能確立正確的寫(xiě)作思路、采取正確的寫(xiě)作方法，寫(xiě)出的公文才能對(duì)路。在把握行文意圖及相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，還要有針對(duì)性地熟悉和了解有關(guān)政策法規(guī)，明確與寫(xiě)作內(nèi)容有關(guān)的工作指導(dǎo)方針和政策界限等，作為行文的指導(dǎo);同時(shí)，收集有關(guān)資料，對(duì)起草文稿相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行必要的了解和調(diào)查，也就是要充分占有材料、分析研究問(wèn)題，提出可供選擇的措施和意見(jiàn)等，即提煉觀點(diǎn)。總之，領(lǐng)會(huì)意圖的過(guò)程，也是確立寫(xiě)作思路的過(guò)程，它是公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)。
二、準(zhǔn)確立意
公文“立意”，一是要正確。這是由公文具有權(quán)威性和約束作用所要求的。只有立意正確，才能寫(xiě)出符合黨和國(guó)家路線、方針、政策，準(zhǔn)確體現(xiàn)行文意圖的公文，寫(xiě)出的公文才對(duì)工作有指導(dǎo)作用，從而發(fā)揮其應(yīng)有的效用。二是要清晰。公文無(wú)論是提出問(wèn)題、解決問(wèn)題，還是表明觀點(diǎn)、提出要求，都應(yīng)表述明確。只有立意清晰，寫(xiě)作思路才清楚，表述才充分達(dá)意，公文才具有適用性。三是要集中。立意集中，要求一篇公文一般只突出表達(dá)某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問(wèn)題，也就是說(shuō)要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統(tǒng)帥全文。四是要有新意。根據(jù)新的形勢(shì)、任務(wù)和時(shí)代特點(diǎn)，提出新觀點(diǎn)、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強(qiáng)公文的感召力、針對(duì)性和指導(dǎo)性。
三、準(zhǔn)確擬題
一個(gè)完整的公文標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。擬定一個(gè)好的標(biāo)題，一是公文的事由要精確達(dá)意，準(zhǔn)確體現(xiàn)公文的基本內(nèi)容。二是要根據(jù)公文內(nèi)容準(zhǔn)確選用文種，對(duì)號(hào)入座，達(dá)到內(nèi)容、形式和文種的統(tǒng)一。三是文字要力求精練。公文標(biāo)題要簡(jiǎn)短通順，一般的標(biāo)題應(yīng)提倡寫(xiě)一句話，用幾個(gè)字、十幾個(gè)字高度概括。精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內(nèi)容較多、情節(jié)繁雜的公文，可用“有關(guān)問(wèn)題”“若干問(wèn)題”一類(lèi)的詞語(yǔ)來(lái)概括。四是要精明文義。公文的標(biāo)題要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，精明醒目，在標(biāo)題的含義上要精明扼要，突出重點(diǎn)，高度概括;在邏輯關(guān)系上要做到概念準(zhǔn)確，立意新穎，觀點(diǎn)和材料相統(tǒng)一;在用語(yǔ)上要合乎語(yǔ)法要求，用詞準(zhǔn)確。
四、精于謀篇
公文謀篇主要應(yīng)從三個(gè)方面下功夫：一是正確反映公務(wù)活動(dòng)的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。公務(wù)活動(dòng)與其他社會(huì)活動(dòng)一樣，有其自身的發(fā)展過(guò)程和內(nèi)在聯(lián)系。盡管公文的篇章結(jié)構(gòu)可以有不同的變化，但總是以反映公務(wù)活動(dòng)發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)的。二是公文謀篇要為更好地表達(dá)立意服務(wù)。謀篇的根本目的在于更好地表達(dá)立意。謀篇是形式，立意是內(nèi)容，形式要為內(nèi)容服務(wù)。因此，公文謀篇必須適應(yīng)立意所包含的內(nèi)容的需要，尋求好的表達(dá)形式，怎樣有利于表達(dá)好立意，就怎樣謀篇。三是謀篇應(yīng)適合不同種類(lèi)公文的寫(xiě)作要求。各種公文的篇章結(jié)構(gòu)盡管有所不同，但同一種公文大體上有比較固定的寫(xiě)法。這就要求寫(xiě)作者應(yīng)較全面地熟悉和掌握各種公文的寫(xiě)作知識(shí)，在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結(jié)構(gòu)安排上的約定俗成的表現(xiàn)形式。
五、文風(fēng)鮮明
公文寫(xiě)作文風(fēng)的基本特征，主要體現(xiàn)在準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性三個(gè)方面。準(zhǔn)確性是對(duì)公文寫(xiě)作文風(fēng)的首要的、基本的要求。公文寫(xiě)作力求準(zhǔn)確，要求寫(xiě)出的公文情況真實(shí)、觀點(diǎn)正確、合乎邏輯、表述精確以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用、引文表述等準(zhǔn)確規(guī)范。鮮明性是體現(xiàn)公文質(zhì)量與水平的重要標(biāo)志。一是觀點(diǎn)要鮮明。主張什么、贊成什么、提倡什么、反對(duì)什么、要求什么、注意什么等，都要旗幟鮮明、毫不含糊。二是寫(xiě)法要鮮明。做到行文立意鮮明，高度體現(xiàn)行文意圖;觀點(diǎn)鮮明，合乎邏輯，論證充分，論點(diǎn)、論據(jù)、論證融為一體;謀篇布局重點(diǎn)突出，層次安排清楚，首尾照應(yīng)，過(guò)渡段、過(guò)渡語(yǔ)使用得當(dāng)，背景交代清楚等。生動(dòng)性在于增強(qiáng)公文的可讀性，提高宣傳效果。通常請(qǐng)示、批復(fù)、告知類(lèi)公文要注意明確、簡(jiǎn)潔;法規(guī)、辦法、章程類(lèi)公文力求嚴(yán)謹(jǐn)、周密;而報(bào)告、講話稿等則可輔以使用號(hào)召性、鼓動(dòng)性等語(yǔ)言。
六、表述規(guī)范
公文除在語(yǔ)言表述上要求體現(xiàn)準(zhǔn)確性、生動(dòng)性、鮮明性外，在公文中的名稱、數(shù)字、時(shí)間表述以及公文中的省略、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用上，也應(yīng)遵循其特定的規(guī)范要求。
??公文中的名稱表述。其一般要求是：文稿中第一次出現(xiàn)的人名(含職務(wù))、地名、組織機(jī)構(gòu)名稱等應(yīng)寫(xiě)全稱，除符合規(guī)定者外，慎用簡(jiǎn)稱;同一名稱在文稿中多次出現(xiàn)時(shí)，前后要統(tǒng)一。文中涉及若干人的職務(wù)時(shí)，要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序，重量、長(zhǎng)度計(jì)量單位名稱按國(guó)家規(guī)定書(shū)寫(xiě)，對(duì)有些明文規(guī)定不用的名詞，要使用新的提法。正確使用專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，引用譯名以統(tǒng)一、通用的譯名為準(zhǔn)。
??公文中的數(shù)字表述。其一般要求是：表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字;表示若干萬(wàn)、若干億等的整數(shù)時(shí)，可以“萬(wàn)”“億”為單位與阿拉伯?dāng)?shù)字并用。名詞、成語(yǔ)、分?jǐn)?shù)中的數(shù)詞，表示序數(shù)的序詞，以及“三四個(gè)”“七八十人”等數(shù)字，用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數(shù)字也用漢字。引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時(shí)，原來(lái)用漢字的套用漢字，原來(lái)用阿拉伯?dāng)?shù)字的，用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中的標(biāo)題順序號(hào)可依次選用漢字、小寫(xiě)數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。通常情況下，一、二、三、四級(jí)標(biāo)題，依次選用漢字小寫(xiě)數(shù)字、漢字小寫(xiě)數(shù)字加括號(hào)、阿拉伯?dāng)?shù)字、阿拉伯?dāng)?shù)字加括號(hào)表述。科技、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)類(lèi)公文及報(bào)表等所用數(shù)字，應(yīng)根據(jù)國(guó)家規(guī)定和國(guó)際通用的方式表述。
??公文中的時(shí)間表述。表述時(shí)間應(yīng)準(zhǔn)確、具體。其一般要求是：避免使用一些不清楚的時(shí)間概念，如“前年”、“昨天”等等，而應(yīng)寫(xiě)明具體年、月、日，緊急文電還應(yīng)加注時(shí)、分。公文中的年份一般用全數(shù)，不得省略。公文中出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)應(yīng)加注公歷年份。
??公文中的省略。公文中的省略應(yīng)以準(zhǔn)確、明白、不發(fā)生誤解為原則。其一般要求是：公文中的姓名、地名、單位名、時(shí)間一般用全稱書(shū)寫(xiě)，其中地名、單位名稱也可使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。公文中第一次出現(xiàn)的地名、單位名稱等已使用全稱，加說(shuō)明“以下簡(jiǎn)稱為××××”，再次出現(xiàn)時(shí)可用簡(jiǎn)稱，有些確已為普遍公認(rèn)、熟悉的事物和提法，可用簡(jiǎn)稱。時(shí)間名稱一般不用時(shí)間代名詞，外國(guó)人的姓、名一般應(yīng)寫(xiě)全。
??公文中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用。公文中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用與一般文章大致相同。需引起注意的是，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);公文中表示次序單獨(dú)用漢字小寫(xiě)數(shù)字時(shí)，數(shù)字后使用頓號(hào)，數(shù)字加括號(hào)時(shí)不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，次序數(shù)“第×”后用逗號(hào)，整數(shù)和小數(shù)間的隔點(diǎn)，一般用圓黑點(diǎn)。
