職責(zé)的界定原則
職責(zé)界定原則是指企業(yè)在進(jìn)行職責(zé)界定時(shí)必須遵循的準(zhǔn)則。界定職責(zé)應(yīng)該事先約定準(zhǔn)則并嚴(yán)格遵守執(zhí)行。
職責(zé)界定的六個(gè)原則。
1、戰(zhàn)略導(dǎo)向原則。與戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)的事情才能列入企業(yè)員工的工作職責(zé)，無(wú)關(guān)戰(zhàn)略的職責(zé)就是做無(wú)用功，除了浪費(fèi)時(shí)間，就是浪費(fèi)成本。一個(gè)代工企業(yè)的質(zhì)檢員研究技術(shù)升級(jí)就不屬于本職工作，企業(yè)的保安搞產(chǎn)品開(kāi)發(fā)只能算業(yè)余愛(ài)好。職責(zé)只能列入企業(yè)必需的工作。
2、單一職責(zé)原則。不將同一職責(zé)授給二個(gè)崗位。職責(zé)界定必須體現(xiàn)“專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事”和“凡事皆有專(zhuān)人負(fù)責(zé)”原則。
3、職責(zé)銜接原則。職責(zé)絕非孤立存在，而是在流程運(yùn)轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)或完成，故此，企業(yè)在劃分職責(zé)時(shí)，必須考慮工作目標(biāo)的整體實(shí)現(xiàn)，避免將過(guò)程職責(zé)分解到崗位后造成職責(zé)斷裂局面。因此工作承接與傳遞方向必須界定清楚。如倉(cāng)庫(kù)管理員的職責(zé)就有這樣一條“負(fù)責(zé)向會(huì)計(jì)報(bào)送物料收發(fā)報(bào)表”或“傳遞物料收發(fā)數(shù)據(jù)”。前者是手工操作企業(yè)的倉(cāng)管員工作職責(zé)，后者是采用信息技術(shù)企業(yè)的倉(cāng)管員工作職責(zé)。
4、責(zé)權(quán)對(duì)等原則。界定職責(zé)就是授權(quán)，授責(zé)必須同時(shí)授權(quán)。只有責(zé)任沒(méi)有權(quán)力是無(wú)法完成任務(wù)的。巧婦難為無(wú)米之炊，員工沒(méi)有資源支配權(quán)力，就不能有效履行職責(zé)。有些企業(yè)流行的“員工時(shí)時(shí)請(qǐng)示、事事匯報(bào)”現(xiàn)象就是責(zé)權(quán)不對(duì)等的體現(xiàn)。
5、責(zé)權(quán)利均衡原則。當(dāng)然這里也包含了責(zé)權(quán)對(duì)等原則。不過(guò)，它更強(qiáng)調(diào)責(zé)利對(duì)等和權(quán)利公正原則。擔(dān)負(fù)責(zé)任并且完全履行職責(zé)，就應(yīng)該享受對(duì)等的利益。不能讓老實(shí)人吃虧。事先界定就能避免因人而異的利益分配。履行職責(zé)與獲得的利益要公正公平，不能讓擔(dān)負(fù)較低責(zé)任的崗位享有較高的權(quán)力以及獲得過(guò)高的待遇。
6、簡(jiǎn)潔直觀原則。這是表達(dá)方式和語(yǔ)言使用上的要求。在下節(jié)職責(zé)界定的方法中有詳細(xì)介紹。
職責(zé)的界定方法
如何確定崗位職責(zé)呢?還得從企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)分解開(kāi)始，然后進(jìn)行企業(yè)決策分類(lèi)，再?gòu)慕M織架構(gòu)設(shè)置到崗位配置入手，進(jìn)行職能細(xì)分和流程梳理，才能搞清楚各崗位承接的事項(xiàng)和承擔(dān)的工作。
進(jìn)行過(guò)流程梳理和優(yōu)化的企業(yè)，界定崗位職責(zé)比較容易。把流程圖中與某一崗位對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)歸納起來(lái)，該崗位的工作職責(zé)就完成了一大半。再將本企業(yè)管理人員、一般員工的共性工作進(jìn)行歸類(lèi)，個(gè)性化地劃分到該崗位，其崗位職責(zé)就齊全了。一般員工的共性職責(zé)有“遵守公司規(guī)章制度”、“完成上級(jí)交辦的其它工作”。主管人員的共性職責(zé)有：負(fù)責(zé)組織制度擬訂和貫徹執(zhí)行、負(fù)責(zé)系統(tǒng)目標(biāo)制訂并組織達(dá)成、負(fù)責(zé)本單位本部門(mén)成本控制管理、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)員工的發(fā)展管理、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)員工的績(jī)效與薪酬管理、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)例外處理、負(fù)責(zé)公司規(guī)章制度在本系統(tǒng)的貫徹執(zhí)行、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。
在實(shí)踐中，企業(yè)員工撰寫(xiě)崗位職責(zé)常犯錯(cuò)誤有以下情形：
1、把做好的要求當(dāng)作工作職責(zé)。如收銀員職責(zé)“負(fù)責(zé)收銀工作”，不少企業(yè)員工寫(xiě)成了“確保收銀不出差錯(cuò)”。工作職責(zé)就是該崗位員工必須做的，沒(méi)有商量的余地。能不能做到，能夠做到多少，是職責(zé)完成情況或者說(shuō)是考核的結(jié)果。
2、把工作中的某一個(gè)活動(dòng)當(dāng)作職責(zé)�；蛘哒f(shuō)把一項(xiàng)職責(zé)分解為幾個(gè)動(dòng)作表述，如把會(huì)計(jì)職責(zé)的“負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)核算工作”分解為“負(fù)責(zé)審核單據(jù)”、“負(fù)責(zé)核對(duì)預(yù)算”、“負(fù)責(zé)核實(shí)報(bào)銷(xiāo)金額”等就過(guò)細(xì)了，容易淹沒(méi)工作主題。
3、把支持、協(xié)作事項(xiàng)當(dāng)作工作職責(zé)。如“負(fù)責(zé)參與學(xué)習(xí)討論”、“負(fù)責(zé)參與方案討論”、“負(fù)責(zé)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)”等內(nèi)容放在任何崗位都沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義。崗位職責(zé)只需要界定主管工作或主辦工作。
4、把履行職責(zé)應(yīng)該具備的條件放到職責(zé)中。如把“身體健康”、“忠于職守”、“膽大心細(xì)”錯(cuò)放在保安的職責(zé)中。這些屬于擔(dān)任保安應(yīng)該具備的條件，而不是保安職責(zé)。
5、假話(huà)空話(huà)套話(huà)。有的企業(yè)員工在工作職責(zé)中表決心，如“全心全意”、“保質(zhì)保量”、“準(zhǔn)確無(wú)誤”之類(lèi)的詞句根本不應(yīng)該出現(xiàn)在崗位職責(zé)之中。
崗位職責(zé)重在解決“管什么”、“做什么”，只能用動(dòng)詞加名詞來(lái)表述。它不能使用修飾詞，不能用形容詞，不能用比喻，不能用夸張，它必須客觀理性、平白直說(shuō)。所謂“有一說(shuō)一，有二說(shuō)二”用在崗位職責(zé)寫(xiě)作上最為貼切。
崗位職責(zé)要寫(xiě)好寫(xiě)準(zhǔn)確不容易。多一字不行，少一語(yǔ)有誤，多一項(xiàng)不行，少一項(xiàng)更不行。多一字工作變性，少一項(xiàng)工作落空。撰寫(xiě)崗位職責(zé)不需要生花妙筆，撰寫(xiě)崗位職責(zé)需要樸實(shí)文風(fēng)，不能嬌柔做作，必須字斟句酌。
古人講寫(xiě)詩(shī)功夫在詩(shī)外，看來(lái)，寫(xiě)崗位職責(zé)功夫也在寫(xiě)作之外，那就是你必須清楚該崗位負(fù)責(zé)的全部事項(xiàng)。也就是說(shuō)確定崗位職責(zé)在前，寫(xiě)好崗位職責(zé)在后。
崗位職責(zé)具有極強(qiáng)的企業(yè)特色。同崗位名稱(chēng)在不同的企業(yè)其擔(dān)負(fù)的職責(zé)是不一樣的。照搬照抄幾乎沒(méi)有可能。只能企業(yè)人員組織起來(lái)共同擬訂撰寫(xiě)原則和撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，然后分頭執(zhí)筆擬訂初稿，再集體討論補(bǔ)充，最后由企業(yè)負(fù)責(zé)人組織審批。崗位職責(zé)界定是企業(yè)組織行為，必須群策群力，不能假手個(gè)人包辦。
茲舉實(shí)例一份，供讀者借鑒參考。
附：某制造企業(yè)行政部物業(yè)科基建監(jiān)理崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)基建工程詢(xún)價(jià)。
2.負(fù)責(zé)基建工程隊(duì)選擇報(bào)批。
3.負(fù)責(zé)基建預(yù)算報(bào)批。
4.負(fù)責(zé)基建合同草簽。
5.負(fù)責(zé)基建施工管理。
6.負(fù)責(zé)組織基建工程驗(yàn)收。
7.負(fù)責(zé)組織基建工程結(jié)算報(bào)批。
8.負(fù)責(zé)基建合同、基建檔案管理。
9.遵守公司的規(guī)章制度。
10.完成上級(jí)交辦的其它工作。
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