改行項(xiàng)目經(jīng)理的“杜拉拉”——《不懂項(xiàng)目管理，還敢拼職場》讀后感
幾年前看過李可的職場小說《杜拉拉升職記》系列，感覺不錯(cuò)，之后發(fā)覺有很多跟風(fēng)之作，盲目的把外企描寫的很讓未涉足于此的學(xué)生們向往的地方，然后佐以職場上的曖昧，辦公室政治加上夾雜著幾句英文單詞的對話顯示自己的高大上，于是很快就沒有了興趣。
這本《不懂項(xiàng)目管理，還敢拼職場 》則是這幾年來第一次看的白領(lǐng)職場小說，由暢銷書《別告訴我你懂PPT》的作者李治寫的一本自傳風(fēng)格的小說。故事很簡單：一個(gè)在米國碩士畢業(yè)的中國女孩，求職于百事泰國分部，然后分享自己在那里接到大型項(xiàng)目任務(wù)，開動(dòng)資源最終完成的故事。沒有什么辦公室曖昧和勾心頭角，沒有涉及外企職場小說常有的羅列薪水、待遇優(yōu)越感，只是平淡的成長經(jīng)歷和項(xiàng)目管理的具體事例。但是，這種成長經(jīng)歷的分享，以及簡單的項(xiàng)目管理概念的介紹，也讓我學(xué)到很多東西。
一、制定時(shí)間表，啟動(dòng)大項(xiàng)目
很早以前就知道甘特圖以及office組件里面著名的project項(xiàng)目管理軟件，但一直認(rèn)為太深?yuàn)W了，有種不明覺厲的感覺，從這本書里面具體的項(xiàng)目實(shí)例，才知道原來項(xiàng)目管理就是為了完成項(xiàng)目，調(diào)配各種資源，深入細(xì)化分解，分工落實(shí)到位，最終實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的管理技巧而已。
書中提到了一個(gè)WBS的概念，其實(shí)就是工作（work）、分解（breakdown）、結(jié)構(gòu)（Structure）三個(gè)詞的分解，具體的說，對一個(gè)項(xiàng)目的分解，用WBS的標(biāo)準(zhǔn)來衡量就是：
1 每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。
2 明確定義了每個(gè)任務(wù)的開始和結(jié)束。
3 每個(gè)任務(wù)都有一個(gè)可交付成果。
4 工期易于估算且在可接受期限內(nèi)。
5 容易估算成本。
6 各項(xiàng)任務(wù)是獨(dú)立的。
7 各項(xiàng)任務(wù)能被描述的。
層層細(xì)化，具體到人，落實(shí)到位，明確時(shí)間表。這種工具不僅僅適用于大型企業(yè)的重大工程項(xiàng)目分解，同樣也適用于我們?nèi)魏谓M織和個(gè)人的重要項(xiàng)目。
二、如何應(yīng)對時(shí)間緊任務(wù)重
遇到時(shí)間緊任務(wù)重的時(shí)候，按時(shí)完成只有兩種辦法 ：
一是增加資源。這里的資源包括 增加工作時(shí)間或增加人力資源 。但缺點(diǎn)是成本一定會(huì)增加，因?yàn)椴还苁侵Ц都影噘M(fèi)，還是增加新的人手，都是需要人力成本的。 而且增加時(shí)間有可能效率得不到保證，增加新人，需要熟悉上手，質(zhì)量得不到保證。
二是加速進(jìn)程 。(m.nftape.cn)這里所謂的加速進(jìn)程一方面是提高工作效率，加快工作進(jìn)度，但另一方面更重要的是 通過重新設(shè)計(jì)進(jìn)程，調(diào)整優(yōu)化組合，從而實(shí)現(xiàn)加速完工的目標(biāo)。
對大多數(shù)復(fù)雜多線程的項(xiàng)目來說，增加資源的效果和成本要低于加速進(jìn)程，當(dāng)然兩者結(jié)合是非常必要的 。如何應(yīng)對時(shí)間緊任務(wù)重，更加有效的一種辦法就是，更加合理的時(shí)間預(yù)估。時(shí)間估算的 方法有很多 ，書中主要介紹了兩種 ：
一是三點(diǎn)估算法：基于計(jì)劃評審技術(shù)的時(shí)間規(guī)劃法。公式是：預(yù)估時(shí)間=（最悲觀的時(shí)間+4最可能的時(shí)間+最樂觀的時(shí)間）/6
二是樂觀估算法：公式是預(yù)估時(shí)間=最樂觀的時(shí)間1.5 。以應(yīng)付各種意外發(fā)生。
我們在實(shí)際工作中，不管知不知道WBS這個(gè)概念，遇到重要任務(wù)總會(huì)自發(fā)或被動(dòng)的用到一些項(xiàng)目管理的手段或技巧，從這本書中學(xué)到的，是更加清晰明確的概念和框架，從而更加容易自覺地使用這種提高效能的工具。
三、合理分工，各司其責(zé)
以前我在工作中，特別是多部門合作完成業(yè)務(wù)的時(shí)候，總是遇到一些煩心事，比如工作分工不明導(dǎo)致互相推諉啦，比如職責(zé)不明導(dǎo)致亂插手或事情掉空擋里面了等等 ，記得10年前遇到過一次大型調(diào)研任務(wù)，涉及十幾個(gè)單位，地跨2個(gè)省四五個(gè)城市上千人的數(shù)據(jù)，就是因?yàn)榉止げ粔蚣?xì)，責(zé)任不夠明確，三個(gè)部門兩個(gè)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)各說各話，弄的下面的人也無所適從，然后層層卸磨，最后幾乎所有工作壓給我這個(gè)剛剛大學(xué)畢業(yè)，沒有任何經(jīng)驗(yàn)的傻小子身上了，整整一個(gè)星期沒黑沒白才勉強(qiáng)過關(guān)，個(gè)中滋味只有自己知道了。因此見到書中介紹有種RACI矩陣專門明確團(tuán)隊(duì)職責(zé)，細(xì)分工作任務(wù)的，不由眼前一亮！
RACI矩陣（或RASCI）是一種明確項(xiàng)目進(jìn)程中人員責(zé)任和權(quán)限的圖表，其具體含義英文縮寫為RASCI。
· 誰負(fù)責(zé)（R = Responsible）， 即負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，他/她具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問題。
· 誰批準(zhǔn)（A = Accountable）， 即對任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)他/她同意或簽署之后，項(xiàng)目才能得以進(jìn)行。
· 誰支持（S = Supportive）， 即提供信息資源，輔助執(zhí)行任務(wù)的人員。
· 咨詢誰（C = Consulted）， 擁有完成項(xiàng)目所需的信息或能力的人員。
· 通知誰 （I =Informed），即應(yīng)及時(shí)被通知結(jié)果的人員，卻不必向他/她咨詢、征求意見。
具體步驟是：
1. 在RACI表的左側(cè)列出整個(gè)項(xiàng)目的所有任務(wù)和流程節(jié)點(diǎn)。
2. 在RACI表的上方明確整個(gè)項(xiàng)目中所有角色。
3. 在單元格內(nèi)辨析每個(gè)任務(wù)中的RACI角色（這個(gè)任務(wù)誰負(fù)責(zé)、誰批準(zhǔn)、誰支持、咨詢誰、通知誰）
4. 原則上每行（具體任務(wù)）中有且只有一個(gè)“R”角色（方便問責(zé)，減少推諉）。
5. 若某個(gè)任務(wù)流程出現(xiàn)兩個(gè)R角色，則對該任務(wù)流程進(jìn)行再分解，直到只有一個(gè)R出現(xiàn)為止。
6. 若某個(gè)任務(wù)流程找不到“R”角色，這時(shí)總負(fù)責(zé)人重新挑選、任命一人擔(dān)任“R”。
作者說RACI矩陣是一個(gè)讓N個(gè)和尚抬水吃的矩陣，可以明確職責(zé)，也可以平衡工作量，我對此深以為然。
四、風(fēng)險(xiǎn)分析的力量
日本人有句話叫做勝ちを考える前に負(fù)けを考えよう。意思是“未慮勝，先慮敗”，中文翻譯可能“未雨綢繆”更加貼切，在項(xiàng)目管理中，有個(gè)風(fēng)險(xiǎn)分析算得上同義詞。風(fēng)險(xiǎn)管理主要分四個(gè)部分：風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)控制。在受領(lǐng)任務(wù)的時(shí)候考慮一下打提前量，或者狡兔三窟是十分必要的。
五、會(huì)議中快速成長
一直認(rèn)為，會(huì)議是最低效最官僚的產(chǎn)物，甚至有的時(shí)候認(rèn)為會(huì)議唯一的作用就是打瞌睡 ，而作者筆下的會(huì)議，卻是如此的高效：
會(huì)前準(zhǔn)備：
1、準(zhǔn)備好議題
2、盡可能敦促會(huì)上做出決議，落實(shí)到人，精確到點(diǎn)
3、會(huì)后的跟蹤不在于推動(dòng)，在于協(xié)作
會(huì)議議程：
會(huì)議議程應(yīng)該包括時(shí)間、地點(diǎn)、必須參加人、歡迎參加人、會(huì)議標(biāo)題等內(nèi)容
高效會(huì)議的忌諱
1、忌達(dá)成大而空的決議或目標(biāo)
2、忌沒有隨后落實(shí)
作者在書中講到了關(guān)于會(huì)議記錄的寫法 ，提供了一個(gè)比較不錯(cuò)的內(nèi)部會(huì)議記錄模版 。開會(huì)的目的在于，為了達(dá)成共識(shí)制定行動(dòng)方案 。會(huì)議記錄上注明批準(zhǔn)人、通知人、主要進(jìn)展，和急需解決的問題 。所謂批準(zhǔn)人就是批準(zhǔn)會(huì)議中達(dá)成意向內(nèi)容的領(lǐng)導(dǎo)或團(tuán)隊(duì) 。所謂通知人，就是完成工作以后需要被交接工作的那個(gè)人，也就是接力棒的下一位。
五、成熟比成功更重要
雖然從這本書上學(xué)到很多東西，但平心而論，這并不是一本特別好的項(xiàng)目管理教科書。畢竟，這是一本小說，而不是操作指南，因此，如果從單純的學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理中去看這本書，那么它不足之處還是很多的，但是，換個(gè)角度，從高效能職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成角度去看，這又是一本非常簡淺易懂的入門書，書中用自己的經(jīng)歷不斷灌輸給讀者兩個(gè)觀點(diǎn)：
成熟比成功更重要
學(xué)習(xí)比提升更重要
真正明悟這兩句話，這本書的價(jià)值就足夠。
