搞好檔案管理工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)
檔案管理的重要性我想不必多談了，凡是從事這項(xiàng)工作的同行，想必對(duì)此都會(huì)有很深的體會(huì)。今天，我做為一名檔案管理人員，在多年工作實(shí)踐中，單就如何搞好檔案管理工作得到的一些粗淺見(jiàn)解，在此與大家交流一下。
一、把好公文擬制關(guān)
公文擬制是檔案工作的起點(diǎn)，把好公文擬制關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。把好公文擬制關(guān)，要圍繞下面幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行：
1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。
2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。
4、數(shù)字使用不規(guī)范。
上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，站在做好檔案管理工作的角度講，要盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，從而確保檔案的高質(zhì)量、高水平。
二、做好公文的評(píng)估分類(lèi)
公文形成后，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理，在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔。要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：
1、重視公文的規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程科學(xué)化、合理化。
2、務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。
3、文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書(shū)籍，真正做到邊工作、邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。
三、做好檔案收集工作
在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，具體可以從以下幾點(diǎn)著手：
1、處理好上級(jí)發(fā)文。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值。
2、處理好本單位自生文件。對(duì)于本單位自生文件，應(yīng)及時(shí)將形成該文件的所有資料按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”，初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
四、善于交流，接受新信息，不斷促進(jìn)檔案工作做的更好
要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，或跟同行多交流，接受新信息，比如向電子歸檔、微機(jī)檢索過(guò)渡，以及使用自動(dòng)檔案柜等。
檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感、較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理向規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。
