傳統(tǒng)檔案管理方式該改改了
中國(guó)青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心對(duì)2000多名大學(xué)生進(jìn)行的調(diào)查顯示，58.5%的受訪者表示畢業(yè)辦理戶口、檔案、組織關(guān)系時(shí)遇到麻煩。有人指出，檔案處置過(guò)程的繁瑣和所涉部門(mén)的草率，更加劇了困難。廣州大學(xué)一學(xué)院院長(zhǎng)認(rèn)為，檔案管理的人為性很強(qiáng)，檔案材料失真、注水情況很難查實(shí)，組織意見(jiàn)實(shí)際上也是個(gè)人的意見(jiàn)。(《中國(guó)青年報(bào)》9月23日)
盡管檔案與工作和生活息息相關(guān)，但是許多應(yīng)屆畢業(yè)生都不知道自己的檔案袋里有什么材料。我們通常說(shuō)的檔案指“人事檔案”，是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷的文件材料，本來(lái)不應(yīng)該有什么神秘感�？墒�，因?yàn)闄n案制度與改革開(kāi)放前的“單位制”緊密結(jié)合在一起，它又承擔(dān)了國(guó)家管理公共事務(wù)的職能。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間，檔案帶有很強(qiáng)的政治屬性。作家梁曉聲就把檔案比作第二份“戶口”。他提到在“文革”期間，檔案中如出現(xiàn)“帶有惡意的某種所謂‘結(jié)論’”，就會(huì)影響人的一輩子。
如今，檔案的政治屬性已逐漸褪去，不過(guò)檔案管理的一整套機(jī)制并沒(méi)有改變。盡管人們生活中感覺(jué)不到它的存在，但是一到換工作、考公務(wù)員等“關(guān)鍵時(shí)刻”，檔案還是能夠顯現(xiàn)出它的“威力”。直到現(xiàn)在還時(shí)常曝出職員辭職后，找新工作應(yīng)聘時(shí)一路順利，直到最后關(guān)頭，招聘單位才告訴不能錄用——后來(lái)發(fā)現(xiàn)是自己的檔案出了問(wèn)題，原單位對(duì)其辭職不滿，而寫(xiě)上了若干“神秘的處分”。
類似“工齡計(jì)算”、“轉(zhuǎn)正定級(jí)”等名詞，盡管現(xiàn)在的大學(xué)畢業(yè)生已對(duì)此陌生，但是這些制度依舊存在。而對(duì)于長(zhǎng)期生活在境外、自由職業(yè)等改革開(kāi)放以后出現(xiàn)的普遍現(xiàn)象，檔案管理制度也一直沒(méi)有效措施應(yīng)對(duì)。
此外，私營(yíng)企業(yè)、股份制企業(yè)等“非公”機(jī)構(gòu)沒(méi)有人事檔案的管理權(quán)限，職工必須把檔案交給人才機(jī)構(gòu)掛靠。目前一些地方的人才機(jī)構(gòu)已逐步停止征收檔案管理費(fèi)，國(guó)家發(fā)改委也提出最晚到各地不再征收檔案管理費(fèi)，這當(dāng)然是一項(xiàng)進(jìn)步。不過(guò)，檔案托管的前置條件是檔案管理權(quán)限的不同，這涉及到對(duì)“公家”單位和“非公”機(jī)構(gòu)的區(qū)別對(duì)待。這種區(qū)分投射到勞動(dòng)者個(gè)人，就成了“身份”的不同。而這些區(qū)別，其實(shí)有悖于市場(chǎng)的公平精神。
檔案主人不能直接填寫(xiě)檔案內(nèi)容，這是為了確保檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。不過(guò)，這并不意味著由他人管理的檔案就客觀公正。檔案管理應(yīng)當(dāng)從“不能看”變?yōu)?ldquo;不能動(dòng)”，扭轉(zhuǎn)信息不對(duì)稱的局面，以保障檔案主人最基本的知情權(quán)。結(jié)合人事檔案電子化，在技術(shù)層面完全可以做到在杜絕私自修改的前提下，檔案主人全面了解自己的檔案信息。
曾經(jīng)，檔案作為一種社會(huì)管理工具，在某種程度上限制著人才的自由流動(dòng)，甚至成為不公正壓制個(gè)人發(fā)展的手段。如今檔案向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，不光是對(duì)用人單位的服務(wù)，也可以成為對(duì)檔案主人的服務(wù)。在“誠(chéng)信檔案”、“社保檔案”等新名詞逐漸出現(xiàn)的今天，我們可以看到廣義上的檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的必要。各種新的“檔案”在推動(dòng)社會(huì)治理的完善，在服務(wù)檔案記錄對(duì)象的成長(zhǎng)。相比之下，傳統(tǒng)的人事檔案已處于滯后局面，到了必須改革的時(shí)候。
