近日，關于“大學畢業(yè)別讓檔案休眠”的報道引起社會關注，據(jù)統(tǒng)計，“棄檔族”日益擴容，全國約有60萬以上的棄檔族。這引發(fā)了人們對人事檔案這一事物的重新審視與再思考。
不可否認，作為一項常規(guī)性的公共政策工具，我國人事檔案制度對社會管理曾經起過作用。但如今，現(xiàn)行人事檔案制度已無法適應時代轉型和社會進步的需要，其弊端與缺陷越來越明顯。
體制內外影響有別
“人事檔案是反映個人經歷、道德品質、業(yè)務業(yè)績、個性特點等情況的歷史記錄，是確定職員工資待遇、社會勞動保障、組織關系的憑證和參考。”青島行政學院副教授朱艷鑫在接受《中國科學報》記者采訪時這樣定義人事檔案的作用。
在計劃經濟時代，人事檔案制度對信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了一定的貢獻。“但隨著市場經濟發(fā)展和新的用工制度的建立，一些企業(yè)中人事檔案功能弱化，出現(xiàn)部分員工"棄檔"的現(xiàn)象。”朱艷鑫說道。
事實上，從上世紀90年代初期開始，大批企業(yè)關、停、并、轉，新的用工制度逐漸建立，這導致人員流動性增加，職工的檔案管理逐漸與企業(yè)分離。這意味著“單位人”開始向“社會人”轉變。加之1997年國務院下發(fā)《關于建立統(tǒng)一的企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險制度的決定》，開始在全國建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也開始與人事檔案脫鉤�？梢哉f，在目前人才市場化的背景下，人事檔案對流動在“體制外”的人們來說，已顯得無足輕重。
而就是這對流動人員來說“可有可無”的檔案，對體制內工作人員的影響依舊重大。朱艷鑫舉例道：“對事業(yè)單位來說，員工的職稱晉級、職位提升、工資確定、退休、出國等,都需要根據(jù)人事檔案中的學歷、工作年限、政治表現(xiàn)等記錄來辦理。”
現(xiàn)行檔案制度的不足
“按道理說檔案應該是隨著人的流動走，”在提及現(xiàn)行人事檔案制度的弊端時，勞動人事科學研究院研究員張一名對《中國科學報》記者說道，“但由于現(xiàn)在用工方式比較靈活，傳統(tǒng)檔案管理中的屬地、條塊、流動和經辦不是很便捷，所以造成了檔案在交接過程中的銜接有一些問題，可能出現(xiàn)"檔案沒有隨人走"的現(xiàn)象。我想在"棄檔族"中主動放棄檔案的應該不是很多，很多人還是因轉移不便造成的被迫棄檔。”
朱艷鑫認為，現(xiàn)在多數(shù)單位的人事檔案制度依然沿用計劃經濟時代的模式，實行“人檔不分”“檔隨人走”的封閉式管理，檔案管理機制不健全、管理機構不專業(yè)、管理手段陳舊，管理方法落后。這些缺陷造成了以下人事管理方面的問題：
一是人事檔案信息含量不足，重視政治歷史、思想品德、家庭關系等內容，輕視工作能力、現(xiàn)實業(yè)績，而且不及時添加新材料，出現(xiàn)人事檔案不連貫、碎片化;二是人事檔案信息內容失真。存在涂改工齡、年齡，偽造學歷、職稱，銷毀證據(jù)材料等現(xiàn)象;三是制約人才流動。人事檔案所有權歸單位，而職工對自己的檔案信息不具備知情權和使用權。當職工的工作調動與單位發(fā)生分歧時，單位可能利用人事檔案來約束和阻礙職工。
管理形式需升級
今天，新的人才觀和價值觀，使得用人單位更加注重“行動中的事實”而非“牛皮紙袋”里的“單位意見”，“雙向選擇”的市場就業(yè)政策沖擊著固化的用人觀念，曾經能夠左右人前途命運的“單位意見”，不再成為限制個人自由發(fā)展的 “緊箍咒”。中國人民大學社會學系教授于顯洋在接受《中國科學報》記者采訪時表示：“很多用人單位在招聘時已經很少以檔案中所記載的內容來衡量應聘者的水平和能力，更多的是看應聘者的實際工作能力和表現(xiàn)。”
張一名也認為，由于現(xiàn)在的用工方式發(fā)生了變化，用人單位可能更重視員工眼前的表現(xiàn)和現(xiàn)實的工作能力，對于保存在檔案中的信息不像以前那么看重了，這是我國用人制度變化的一個好方向。她同時表示，雖然人事檔案管理依然存在一些問題，但并不是說檔案不重要，而是應該根據(jù)現(xiàn)在的新形勢來完善檔案的管理，使得檔案的管理更便捷、流動、方便查詢。
取消人事檔案管理制度不是未來的發(fā)展趨勢，人事檔案管理制度仍然是必要的，但是需要“升級版”。
“根據(jù)現(xiàn)在新的用工方式的變化、信息化的發(fā)展和用人制度的改革，人事檔案管理制度可以充分利用發(fā)達的信息化手段來促進檔案查詢和轉移的技術實現(xiàn)。”張一名說道，“個人信用制度和個人信用信息平臺的建立和完善不能看作是對原來檔案制度的替代。信用平臺能夠實現(xiàn)檔案管理的便利化，方便查詢和轉移，但其背后的檔案材料還是需要個人和機構的共同努力來保證信息資料的完整和真實，這只是檔案管理技術手段的改進，而不是替代。”
“通過數(shù)字化、網絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫，增加記錄個人學習能力和工作能力，動態(tài)反映人才職業(yè)經歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽等的記錄，增加信用檔案內容是檔案管理的大勢所趨。”朱艷鑫這樣判斷人事檔案制度未來的發(fā)展方向，“但目前來看，由于各部門之間條塊分割，存在"信息孤島"現(xiàn)象，缺乏信息共享網絡，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，而且信息來源分散，信息甄別難度加大，因此需要配套措施予以保障。”
